Кеги, бутылки и ящики: учёт тары и её возврат

В торговле напитками вместе с товаром деньгами измеряется и ёмкость, в которой он лежит: стальной кег, возвратная бутылка, пластиковый ящик. Если тара осталась у покупателя, сразу никто этого не замечает, а через несколько месяцев заведующий складом удивляется, почему не хватает кегов. Ниже об учёте тары: как её вести, как контролировать возврат и на что смотреть при пересчёте.

Тара — отдельная позиция

Тара не товар, но в учёте ведётся как товар: со своим кодом и своим остатком. «Кег 30 литров», «Ящик на 12 мест», «Бутылка 0,5 литра» — отдельные строки. Если в кеге напиток, записей получается две: напиток (литры или штуки) и тара (штуки). Не смешивайте эти остатки, иначе пустой кег уйдёт в «остаток напитка», а полный — в «пустую тару».

Берётся ли залог, есть ли плата за невозвращённую тару и как это оформлять, зависит от договора и бухгалтерии. Согласуйте это с бухгалтером. Задача склада гораздо проще: знать, где находится каждая единица тары.

В каком состоянии бывает тара

Каждая единица тары находится в одном из четырёх состояний:

• на складе, полная (с товаром);
• на складе, пустая (вернулась, готова к наполнению или мойке);
• у покупателя (в пути или в магазине);
• повреждённая или списанная.

Общее количество парка тары должно равняться сумме этих четырёх строк. Если сумма меньше парка, часть тары потеряна или не учтена.

Условный пример. Парк: 50 кегов. На складе полных 12, на складе пустых 9, у покупателей 26 (по остатку в программе), повреждённых 2. Итого: 12 + 9 + 26 + 2 = 49. Не хватает одного кега. Искать нужно с покупателей, у которых больше всего кегов: в первую очередь сверьте остаток с ними.

Контроль возврата по покупателям

Достаточно простой таблицы: покупатель, вид тары, выдано, возвращено, осталось и дата последнего движения. Раз в неделю выгружайте список и передавайте экспедитору, начиная с самых старых остатков. Экспедитор считает тару у покупателя и записывает в приёмочный лист. Когда тара приезжает на склад, её нужно пересчитать ещё раз. Иначе в двух местах окажутся две разные цифры, и будет непонятно, кто прав.

Раз в месяц с крупными покупателями составляйте акт сверки тары: сколько у них стоит, пусть записывают и подписывают обе стороны. Спор откроется сразу, а старый долг не превратится в «забытый».

Бутылки и ящики при пересчёте

Главный риск при пересчёте бутылок и ящиков: неполный ящик. В ящике на 12 мест может лежать 11 бутылок. Поэтому не записывайте «один ящик». Количество ящиков и количество бутылок должны быть в разных колонках, а неполный ящик нужно отмечать.

Для подсчёта тары на паллете удобен метод слоёв: количество ящиков в слое умножается на число слоёв, а слой открытого паллета добавляется отдельно. Условный пример: на паллете 8 слоёв по 6 ящиков, то есть полный паллет — 48 ящиков. На складе 5 полных паллетов и один открытый (3 слоя и ещё 4 ящика). Итого: 5 × 48 = 240, 3 × 6 + 4 = 22, то есть 262 ящика.

Разбитую и треснувшую тару пишите отдельной строкой: количество, причина, кто обнаружил, от какого покупателя вернулась. Не пишите её в «потерянные»: это две разные вещи, и порядок списания тоже отличается.

Типичные ошибки

• Таре не присвоен отдельный код, она включена в остаток товара.
• Тара у покупателя числится только в программе, и никто не сверяет её с покупателем.
• Количество бутылок внутри ящика не учитывается.
• Разбитая тара прячется в строке «потерянные».
• Возвращённую тару ставят на полку, не пересчитав.

Вывод

Учёт тары держится на трёх вещах: отдельный код, остаток по четырём состояниям и регулярная сверка с покупателями. Финансовый порядок по залогу и невозвращённой таре согласуйте с бухгалтером. MahsulotUz при пересчёте считает и тару как отдельную позицию, а итог сверяет с остатком в 1С или Excel и показывает разницу в разрезе покупателя и вида тары.