Машина экспедитора: вечерняя сдача остатков по продуктам

В конце дня машина экспедитора возвращается на склад. В кузове нераспроданный товар, возврат из магазинов, сок с близким сроком. Экспедитор торопится, кладовщик хочет закрыть учёт. «Утром посмотрим» говорят и подписывают, не открывая кузов. А утром выясняется: нет 6 коробок молока, 2 коробки катыка вскрыты, и чья это вина, неизвестно. Ниже о том, как превратить вечернюю сдачу в чёткий порядок на 15-20 минут.

Что остаётся в машине

Вечерний остаток неоднороден. Обычно это четыре категории:

• нераспроданный целый товар;
• возврат из магазинов;
• партии с близким сроком, которые не успели доставить сегодня;
• повреждённые или вскрытые коробки.

Каждая категория уходит на своё место: первая по FEFO в запас, вторая в зону возвратов, третья с пометкой в запас, четвёртая в зону изоляции. Если всё свалить в одну кучу «вернулось из машины», пропадают партия и причина.

Есть и пятая категория: пустая тара, то есть ящики и паллеты. Её тоже считают, потому что у неё есть своя стоимость. Если тару записать отдельной строкой, это пригодится и при утренней загрузке.

Лист сдачи

В листе должны быть колонки: товар, партия, срок, загружено утром, доставлено, забрано обратно у магазина, ожидаемый остаток, фактический пересчёт, разница.

Расчёт простой: ожидаемый остаток = загружено − доставлено + забрано обратно. Разница = фактический пересчёт − ожидаемый остаток.

Условный пример. Катык, партия со сроком до 28.11: утром загружено 120 штук, доставлено 95, забрано обратно у магазина 6. Ожидаемый остаток 120 − 95 + 6 = 31. Вечером при пересчёте получилось 30, разница −1. Одна штука немного, но причину спрашивают и записывают в тот же день: штуку могли отдать покупателю лишнюю, не записать в лист доставки или выбросить как повреждённую. Если спросить на следующий день, никто не вспомнит. Если один товар в машине числится по двум партиям, в листе пишут две строки, иначе при завтрашней загрузке FEFO нарушится. Разницу в конце недели разбирайте не по экспедиторам, а по причинам: чаще проблема не в человеке, а в форме листа или в том, что документ доставки заполняют с опозданием.

Порядок сдачи

1. Машина приезжает в назначенный час. Кладовщик открывает кузов в присутствии экспедитора.
2. Остаток пересчитывается по партиям и срокам, экспедитор рядом читает свой лист.
3. Возврат уходит в отдельную зону, товар с близким сроком отмечается и идёт в запас, повреждённый уходит в зону изоляции.
4. Считается разница, и пояснение записывается сразу же.
5. Обе стороны ставят подписи, в программе оформляется вечерний документ возврата.

Товар, для которого нужен температурный режим, на ночь в кузове не оставляют: как и где его хранить, зависит от ваших внутренних правил и указаний специалиста. Решение не должны принимать ни экспедитор, ни кладовщик по своему усмотрению.

А если машина приехала поздно и кладовщик уже ушёл? Для этого заранее назначают дежурного или записывают порядок на случай задержки: кто принимает, где ждут, когда ставят подпись. Ответственность за недостачу определяется договором и внутренними правилами, их тоже согласуйте с руководством заранее, а не в день, когда появилась разница.

Повторная загрузка на следующий день

Вчерашний остаток загружается утром первым, то есть порядок FEFO действует и для машины. Перед загрузкой проверяется срок и сопоставляется с границей покупателя: везти товар с коротким остатком срока к требовательному покупателю бессмысленно. О товаре с близким сроком сообщают в отдел продаж. Лист экспедитора на завтра начинается со вчерашнего остатка: вчерашний фактический остаток + сегодняшняя новая загрузка.

Типичные ошибки

• Откладывать сдачу «на утро».
• Подписать, не открыв кузов.
• Смешивать возврат с остатком.
• Писать разницу «примерно» или не писать вовсе.
• Снова загрузить товар с близким сроком и не предупредить отдел продаж.
• Не назначить того, кто принимает опоздавшую машину.

Вывод

Вечерняя сдача складывается из четырёх вещей: остаток по категориям, лист с формулой, разница, объяснённая в тот же день, и две подписи. MahsulotUz при пересчёте группирует возвращённый, повреждённый и просроченный товар по причине и сумме и готовит ведомость партий и сроков. Это облегчает и настройку ежедневного порядка сдачи.