Остаточный срок при приёмке: принимать или возвращать

Поставщик привёз машину, водитель торопится, накладная готова. Кладовщик пересчитывает товар, количество сходится, подпись поставлена. Через два дня выясняется: у партии катыка до конца срока не больше недели, и продать её мы уже не успеем. Проблема была не в количестве, а в остаточном сроке, который на приёмке никто не проверил. Ниже о том, как превратить такую проверку в простое правило.

Зачем проверять на приёмке

После приёмки товар становится вашим, и его срок тоже. Если партия с коротким сроком попала на склад, риск теперь ваш: успеть продать, дать скидку или списать. В момент приёмки выбор ещё есть: принять, принять частично, принять по сниженной цене или вернуть. И этот выбор существует только на приёмке.

Как считается остаточный срок

Расчёт простой. Остаточный срок = дата годности − дата приёмки. Доля = остаточный срок ÷ общий срок хранения товара.

Условный пример. Общий срок катыка 30 дней. Срок годности до 20 октября, дата приёмки 12 октября. Остаток 8 дней, то есть около 27 процентов общего срока. Если по вашему правилу требуется не менее 50 процентов, партия не соответствует: её нужно вернуть или договориться о цене.

Минимальную долю вы задаёте сами. Она зависит от трёх вещей: насколько быстро продаётся товар, какие требования к остатку срока у ваших покупателей и что записано в договоре с поставщиком. Для каждой группы товара правило может быть своим: для молочной продукции одно, для сухой другое.

Иногда на упаковке указана не дата годности, а дата производства и срок хранения (в днях или месяцах). Тогда дату годности вы считаете сами: дата производства + срок хранения. Запишите и этот расчёт в журнал приёмки, чтобы при следующем пересчёте не приходилось вспоминать дату заново. Если один раз заложить формулу в таблицу Excel, кладовщик вводит только две даты, а остальное считает таблица.

Порядок проверки при приёмке

1. В договоре с поставщиком должен быть указан минимальный остаточный срок (в днях или в долях). Без такого пункта на приёмке не за что зацепиться.
2. Сверьте срок в накладной с датой на упаковке. Если они различаются, главное то, что на упаковке.
3. Не ограничивайтесь одним паллетом из большой партии. Вскройте по одной-две коробки с каждого паллета: в одной машине могут быть разные партии и сроки.
4. Запишите остаточный срок в журнал приёмки и посчитайте его долю по формуле выше.
5. Если ниже нормы, сфотографируйте, составьте акт с водителем и ответственным лицом и примите решение: вернуть, принять частично или договориться о цене.

Если товар всё же принят

Иногда на склад принимают товар с коротким сроком: например, когда покупатель быстро заберёт его под акцию. Тогда на приёмке выполняются три действия:

• партия выделяется цветной меткой (жёлтой или красной по светофору), по FEFO выставляется вперёд;
• отделу продаж сообщают количество, срок и ориентировочное время продажи;
• составляется план продажи: дневные продажи × оставшиеся дни должны быть не меньше остатка.

Условный пример. Принято 200 штук катыка, остаточный срок 8 дней. Дневные продажи в среднем 30 штук. 8 × 30 = 240 ≥ 200, значит продать можно, но только если темп продаж сохранится. Если продажи упадут до 20 штук, получится 8 × 20 = 160, и 40 штук окажутся под угрозой. При условной цене 8 000 сум за штуку это 320 000 сум, то есть потеря в одной только партии.

Типичные ошибки

• Проверять только количество и не смотреть на срок.
• Оценивать остаточный срок «на глаз», а не считать.
• В договоре не записан минимальный срок.
• Проверить одну коробку большой партии и поверить остальным.
• Принять товар с коротким сроком и не сообщить отделу продаж.

Вывод

Проверка срока на приёмке состоит из трёх дел: минимальный срок в договоре, расчёт доли остатка и чёткое решение для партии ниже нормы. MahsulotUz при пересчёте записывает каждую партию со сроком отдельной строкой, готовит список товара с близким сроком и этикетки с партией и сроком, которые помогают навести порядок в записи на приёмке.