Светофор сроков: делим продукты на три цвета по остатку срока

На складе несколько сотен позиций, у каждой по несколько партий, у каждой партии своя дата. Все сроки в памяти не удержать, а длинный список на бумаге открывают раз в неделю и снова закрывают. Самый простой способ держать сроки под контролем похож на светофор: каждая партия получает один цвет, а цвет подсказывает, что делать. Ниже о том, как собрать такой светофор сроков и как с ним работать каждый день.

Идея светофора

Вместо того чтобы смотреть в список и думать «когда у этой партии срок?», партия по остатку срока попадает в одну из трёх групп:

• зелёная: срока достаточно, товар продаётся в обычном порядке;
• жёлтая: срок сокращается, продаже товара нужно уделить отдельное внимание;
• красная: срок опасно близко, решение принимается на этой неделе (или сегодня).

Светофор не заменяет дату, он делает её понятной. Заведующий складом, отдел продаж и сборщик видят один и тот же цвет и говорят на одном языке.

Как задать границы

Самая частая ошибка: одна граница для всех товаров. Правило «меньше 7 дней — красный» для молока слишком позднее, а для муки излишне строгое. Поэтому граница задаётся как доля общего срока хранения и различается по группам товара.

Условный пример. Пусть общий срок катыка 21 день. Красный: осталось меньше 3 дней, жёлтый: от 4 до 7, зелёный: больше 7. Пусть общий срок муки или крупы 12 месяцев: красный — меньше месяца, жёлтый — от 1 до 3 месяцев, зелёный — больше 3. Цифры условные, подберите их сами под скорость продаж, требования покупателей и внутренние правила. Главное, чтобы для каждой группы в таблице была записана своя граница.

При выборе границы ответьте на три вопроса:

1. За сколько дней этот товар обычно продаётся?
2. Какие требования к остатку срока у покупателя (магазина, сети)?
3. Сколько времени нужно, чтобы вернуть товар, продать со скидкой или перевезти в другое место?

Граница получается из этих трёх ответов: время, достаточное для продажи, определяет жёлтую зону, а время, нужное для решения, — красную.

Недельная работа со светофором

В один день недели, например в понедельник, выгружается список партий по срокам. Если в программе ведётся учёт партий, это один отчёт, в Excel — сортировка по колонке срока. Затем для каждого цвета назначается ответственный:

• зелёные: отдельных действий не нужно, только обычный порядок FEFO;
• жёлтые: сообщить отделу продаж, товар первым предлагается в подборе;
• красные: заведующий складом, руководители продаж и закупок на короткой встрече решают: скидка, возврат, перемещение или списание.

Условный расчёт. В одной партии катыка осталось 200 штук, до конца срока 5 дней, средние продажи 30 штук в день. За 5 дней продастся 150, значит 50 штук под угрозой. Партия становится красной и получает внимание сразу, а не в начале следующей недели. Если бы тот же расчёт показал эту партию в жёлтой зоне, за 10 дней до конца, времени на скидку или перемещение хватило бы с запасом. В этом польза светофора: вы видите риск рано, а не поздно.

Чтобы цвет было видно на полке и в программе

Цвет не должен жить только в списке. Пусть он будет и на этикетке места, и на стикере: жёлтый стикер подсказывает сборщику «возьми эту партию первой», красный — «покажи заведующему». В программе тоже хорошо иметь цвета: во многих отчётных формах можно задать условную раскраску. Если нельзя, в таблице Excel хватит условного форматирования.

Пока красные партии не вынесены в отдельное место, они продолжают попадать в листы подбора, поэтому после решения обязательно отметьте товар и при необходимости переместите в отдельную зону.

Вывод

Светофор сроков состоит из трёх частей: границы под группу товара, недельный список и конкретный ответственный для каждого цвета. Все даты в памяти не удержать, а три цвета удержать можно. MahsulotUz при пересчёте записывает каждую партию со сроком отдельной строкой и готовит список товара с близким и истёкшим сроком. На этой основе светофор по вашим границам собирается легко.