Возврат от магазина: срок, партия и причина в одной записи

Вечером машина возвращается с товаром из магазинов. В кузове разное: молоко, взятое сверх нужного, печенье с помятой упаковкой, сок с очень близким сроком, макароны, заказанные по ошибке. Водитель складывает всё в одно место и говорит «возврат». Во многих складах отсюда и начинаются проблемы: товар без записи партии и причины смешивается с новым на полке. Ниже о том, как чётко организовать работу с возвратом.

Почему возврат — отдельный процесс

Возврат — это не обычный приход. Среди него могут быть четыре вида товара: годный, с близким сроком, повреждённый и привезённый по ошибке. Для каждого нужно своё решение. Если принять всё как обычный «приход», потеряются две вещи: причина и партия. Без причины нельзя разобраться, почему магазины возвращают товар. Без партии нельзя правильно поставить его на полку.

Порядок приёмки

Для возврата нужна отдельная зона. Она отделена от основных стеллажей, но находится рядом. Каждый возврат проходит такие шаги:

1. Товар сверяется с путевым документом или актом возврата: название, количество, магазин.
2. По каждой позиции читается и записывается партия и срок.
3. Осматривается состояние упаковки: целая, помятая, вскрытая, мокрая.
4. Для охлаждаемого товара: находился ли он при возврате на холоде. Это выясняется у водителя и записывается, а решение принимается по вашим внутренним правилам или ответственным лицом.
5. Определяется причина возврата: близкий срок, повреждение, ошибка заказа, отказ покупателя, излишек.
6. По итогам принимается решение.

Варианты решения

Каждая позиция идёт одним из четырёх путей:

• вернуть в запас: товар целый, партия и срок достаточные, на полке встаёт на место по FEFO;
• быстро продать: срок короткий, но товар ещё годен, передаётся отделу продаж для скидки или срочного предложения;
• вернуть поставщику: если договор это допускает;
• списание: негодный товар изолируется и ждёт решения комиссии.

Условный пример. Из магазина вернулось 40 коробок сока. 25 коробок — ошибка заказа: товар целый, срок хороший, возвращается в запас и встаёт рядом со своей партией по FEFO. 10 коробок помяты: их отделяют и переводят в категорию повреждённых. У 5 коробок срок короче требования этого магазина: их отправляют другому покупателю, у которого требование мягче, или предлагают со скидкой. Каждая из 40 коробок получила свой путь, ни одна не потерялась в «общем возврате».

Учёт и анализ

В программе возврат тоже должен оформляться отдельным документом с указанием партии. Если программа не привязывает возвращённый товар автоматически к прежней партии, проверьте это вручную: если возвращённая партия попадёт в чужую, сроки на полке и в учёте разойдутся, а при пересчёте одна партия окажется «недостачей», другая «излишком».

В конце месяца сведите возвраты по причинам и магазинам. Тогда видно: какой магазин возвращает много, какой товар не доживает до срока, где часто ошибаются в заказах. Это даёт отделу продаж цифры для разговора.

Условный пример. За месяц зафиксировано 120 возвратов. Из них 48 (40 процентов) — ошибка заказа, 30 (25 процентов) — срок, 24 (20 процентов) — повреждение, 18 (15 процентов) — другие причины. Значит, самая большая доля приходится на ошибки заказа: чинить нужно не склад, а процесс приёма заказов. Без записи причины все 120 возвратов остались бы просто «возвращённым товаром», и такого вывода не получилось бы.

Типичные ошибки

• Поставить возвращённый товар на полку, не записав партию.
• Не записать причину: слова «вернули» недостаточно.
• Вернуть товар с близким сроком в запас как обычный, не оставив времени найти его в листе подбора.
• Оформить возврат и новый приход одним документом.

Вывод

Для возврата нужны три вещи: отдельная зона, партия, срок и причина по каждой позиции и чёткое решение из четырёх вариантов. MahsulotUz при пересчёте группирует возвращённый, повреждённый и просроченный товар по причине и сумме. Остатки по партиям в программе сравниваются с фактом, а разница показывается в разрезе товара, партии и срока.