Инструкция кладовщика на одной странице: склад продуктов

Длинная инструкция кладовщика обычно лежит в шкафу. Новый сотрудник расписывается, а потом слышит правила от наставника и повторяет увиденное. Инструкция на одной странице работает иначе: она висит у стола и в нужную минуту видна с одного взгляда. Ниже образец инструкции на одной странице для склада продуктов. Это не готовый документ, а шаблон: подстройте его под правила своего склада и утвердите у руководства.

Почему именно одна страница

Короткий текст читают, длинный хранят. На одну страницу помещаются только места, где в ежедневной работе ошибаются чаще всего, поэтому приходится выбирать главное. Официальную форму внутреннего документа, его утверждение и порядок ознакомления сотрудников под подпись согласуйте с руководством или юристом. Санитарные, температурные требования и требования безопасности зависят от вида продукции, их нужно уточнять у профильного специалиста и в профильных ведомствах. В инструкции достаточно сослаться на них как на «внутренний порядок».

Выбрать пункты помогает один вопрос: какая ошибка за последний год обошлась складу дороже всего? Инструкция должна быть направлена на предотвращение именно её. Условный пример: если просроченный товар дважды по ошибке ушёл покупателю, одним из первых пунктов будет «нашёл просроченный товар — в тот же день скажи заведующему и перенеси в отдельную зону».

Образец: приёмка и размещение

1. При приёмке сверьте документ с товаром (название, количество), запишите номер партии и срок.
2. Если остаточный срок меньше границы приёмки, не размещайте товар, сообщите заведующему.
3. Повреждённую или порванную упаковку поставьте отдельно и запишите.
4. Прежде чем разместить новую партию, посмотрите срок старой партии на полке.
5. В одно место одна партия; если место смешанное, на этикетке укажите обе партии.
6. Внесите занятое место в документ или программу.
7. Если с упаковкой, этикеткой или видом товара что-то вызывает сомнение, не решайте сами, покажите заведующему.

Образец: FEFO, изоляция и возвраты

• При подборе всегда берите партию с ближайшим сроком. Не берите партию, которой нет в листе.
• Товар с близким сроком отмечайте жёлтой этикеткой, просроченный или сомнительный — красной и переносите в отдельную зону.
• Если нашли просроченный товар, в тот же день скажите заведующему: решать о продаже будете не вы.
• Возврат из магазина не смешивайте с новым товаром: ставьте в отдельное место, записывайте партию и причину.
• Вскрытую упаковку держите на отдельной полке с этикеткой «вскрыто».
• Не оставляйте дверь холодной камеры лишний раз открытой; температуру записывайте в журнал.

Образец: сдача смены

В конце смены выделите 10 минут и сообщите следующей смене:

• какие партии пришли сегодня и что ожидается;
• у какого товара срок близок и где он стоит;
• что лежит в зоне изоляции, есть ли товар, ожидающий решения;
• на месте ли весы, термометр и инструменты;
• нерешённые вопросы и кому о них сообщено.

Условный образец записи: «Сегодня принято 3 машины (2 с холодовым товаром). У катыка Q-120 осталось 8 дней, ячейка 3. В зоне изоляции 14 повреждённых коробок, ждут решения. Термометр в камере 2 проверен». Такая запись делается за минуту.

Лист сдачи подписывают обе смены. Подпись здесь не формальность: по записи видно, кто что знал и когда.

Как разместить и обновлять

Лист формата А4, крупный шрифт, короткие фразы, по возможности в плёнке. Повесьте его у стола приёмки, у двери холодной камеры и в месте сдачи смены: в каждом месте тот раздел, который относится к нему. Пересматривайте инструкцию раз в три месяца: спросите сотрудников, какой пункт никому не нужен, а какого не хватает. Внизу листа укажите, к кому обращаться: заведующий складом, начальник смены и ответственный по качеству или бухгалтерии. Сотрудник должен знать, кому сказать о проблеме, и не терять время на поиски. После каждого серьёзного случая (просроченный товар ушёл в отгрузку, партию перепутали) добавляйте один пункт, соответствующий причине.

Вывод

Инструкция на одной странице состоит из трёх частей: приёмка и размещение, FEFO с изоляцией, сдача смены. Она короткая, висит на видном месте и регулярно обновляется. MahsulotUz при пересчёте видит реальный порядок на вашем складе и передаёт наблюдения по FEFO и изоляции, которые можно использовать для уточнения инструкции.