Если в программе нет партий: таблица партий в Excel

На многих небольших и средних складах 1С или другая программа ведёт общий остаток, а партий и сроков в учёте нет. Для склада продуктов это неудобно: кто какую партию взял и когда у неё истекает срок, знает только память кладовщика. Менять или настраивать программу сразу долго и дорого. В качестве первого шага может хватить таблицы партий в Excel. Ниже о том, как её построить.

Когда хватает Excel

Excel не заменяет основной учёт. Программа продолжает вести общий остаток и документы, а Excel становится отдельным «слоем партий» поверх неё. Это хорошо работает, пока позиций не больше нескольких сотен, а объём прихода и расхода разумен. Если позиций тысячи или ежедневное движение очень большое, вести таблицу вручную будет трудно, и пора серьёзно думать о переходе на программу.

Есть одно условие: коды и названия товаров в таблице должны совпадать с программой. Иначе при сверке таблицы с общим остатком в программе каждый товар придётся сопоставлять вручную. Проще всего скопировать существующие коды из программы.

Структура таблицы

Достаточно трёх листов.

1. «Приход»: на каждую принятую партию одна строка. Колонки: дата, номер накладной, код товара, название, номер партии, срок годности, количество, место.
2. «Расход»: на каждый расход одна строка. Колонки: дата, номер документа, код товара, номер партии, количество, покупатель.
3. «Остаток»: строки по товару и партии. Остаток считается формулой: сумма прихода минус сумма расхода. Для этого подходит функция СУММЕСЛИМН (в английском Excel — SUMIFS): она считает сумму по коду товара и номеру партии.

Четвёртый лист необязателен: «Близкий срок». Он с помощью фильтра показывает строки листа «Остаток», у которых до конца срока осталось меньше установленной границы, а остаток больше нуля. Если каждый понедельник распечатывать этот лист и отдавать отделу продаж, контроль срока поместится на одной странице. В листе «Приход» строки с незаполненными номером партии или сроком отметьте красным: незаполненная строка потом превращается в проблему.

Колонка срока обязательно должна быть в формате даты. Если записать дату текстом, сортировка не сработает.

Как вносить приход и расход

Правило простое: каждая накладная вносится сразу, в тот же день. В приходе партию и срок читают с этикетки за столом приёмки. В расходе номер партии обязателен: он берётся из листа подбора, кладовщик записывает ту партию, которую собрал.

Условный пример. Катык, партия Q-114, срок 20 июля, приход 200 штук. Расход: 5 июля 40 штук, 6 июля 35 штук. Остаток: 200 − 40 − 35 = 125 штук. Вторая партия Q-120, срок 29 июля, приход 150 штук, расхода нет: остаток 150. Общий остаток 125 + 150 = 275. Если отсортировать лист «Остаток» по сроку, Q-114 окажется первой.

Чтобы ошибок стало меньше, для колонок кода товара и партии включите выбор из списка (проверку данных). Тогда не появятся три разных записи «Q-114», «q114» и «Q 114».

Еженедельная проверка

Раз в неделю сверяйте таблицу с действительностью. Посчитайте на полке по партиям 10 самых быстрых позиций и сравните с листом «Остаток». Кроме того, сравните общий остаток каждого товара в таблице с остатком в программе. Если есть разница, причина обычно в документах за последние несколько дней. Чтобы выделить срок цветом, используйте условное форматирование: близкий срок жёлтым, очень близкий красным.

Типичные проблемы:

• файл редактируют сразу несколько человек, и версии перемешиваются;
• формула случайно стирается;
• расходный документ есть, а в таблицу не попал;
• файл лежит только на одном компьютере, копии нет.

Для последнего пункта простая мера: файл лежит в общем месте, в конце каждого дня сохраняется копия, а права на редактирование есть у двух-трёх человек.

Подготовка к переходу на программу

Таблица в Excel это временный мост. Через два-три месяца работы вы точно знаете, какие колонки нужны, как записывается номер партии и какие отчёты полезны. Используйте эти знания как требования при настройке программы и передайте их программисту или поставщику как конкретное задание. Если в программе партии не ведутся, MahsulotUz собирает итог пересчёта в таблице Excel с колонками партии и срока и сверяет его с общим остатком в программе. Это хорошая основа для запуска учёта партий.