Отключили электричество: действия на складе с холодными камерами

Электричество отключилось ночью. Сторож сообщил об этом только утром. Сколько не работали морозильники, открывалась ли дверь, сколько внутри товара, ничего этого не записано. В такой момент опаснее всего поспешно сказать «всё в порядке» или «выбрасываем всё». Правильно иначе: записать, отделить товар и передать решение ответственному специалисту. Ниже только общий порядок действий. Решение о качестве и безопасности продукции принимает не кладовщик, а профильный специалист.

Первые минуты

Первыми делаются такие шаги:

• запишите время: когда отключилось электричество (примерно), кто это обнаружил и какие камеры затронуты;
• по возможности не открывайте двери камер, чтобы холод внутри сохранялся дольше;
• сразу сообщите ответственным: заведующему складом, технической службе, руководителю. Список телефонов должен быть готов заранее;
• если есть термометр, запишите показания с временем и продолжайте записывать;
• если есть резервный источник питания, порядок его использования определён заранее. Запуск оборудования заново — дело технического специалиста.

Эти шаги не решение о товаре, а запись и основа для будущего решения. Чтобы знать, что сейчас в камере, помогут последний лист пересчёта и схема камеры: если они есть, составление перечня ускоряется в разы.

Журнал

Журнал должен умещаться на одной странице, и заполнять его нужно без опоздания, в тот же день: через неделю точные времена не вспомнит никто. Колонки: дата, камера, время отключения, время восстановления, показания термометра (с временем), открывалась ли дверь, кто записал.

Условный пример (только чтобы показать форму журнала). «Морозильник №2: отключение 02:10, обнаружил сторож; в 02:25 сообщили заведующему; дверь не открывали; электричество восстановлено в 08:40; показание термометра записано в 08:45». Эти числа не оценка состояния товара. Журнал только фиксирует, что, когда и кем произошло, а оценка принадлежит специалисту.

Отделение и учёт товара

Когда электричество восстановлено, важнее всего учесть товар и ничего не отгружать. Порядок:

1. В каждой камере товар вносят в список два человека: товар, партия, срок, количество, камера, место.
2. На товар клеится этикетка «ожидает решения», а в программе меняется его статус, чтобы он не попадал в лист подбора.
3. Товар делится на группы: замороженный, охлаждённый, готовая еда, прочее. Решение может различаться по группам.
4. Считается стоимость в деньгах, потому что она нужна для следующего решения, страхования и списания.

Условный пример. В камере 34 позиции на сумму 18,6 миллиона сумов. Первая задача — внести их в список и остановить движение, а что будет с каждой позицией, пока не знает никто.

Товар с отметкой «ожидает решения» не отгружается и не продаётся. То, что внешне он кажется «ещё хорошим», решения не заменяет.

Кто принимает решение

Кладовщик и заведующий складом решение о состоянии товара не принимают. Его принимает ответственный специалист (специалист по качеству или технолог) и при необходимости на основании указаний профильного ведомства. Санитарные и ветеринарные требования зависят от вида продукции, их нужно уточнять в профильных ведомствах.

Бухгалтер участвует в оформлении документов на списание и в налоговых вопросах. Если у вас есть договор страхования, заранее прочитайте его условия: могут понадобиться журнал, перечень и фотографии. Ваша задача — подготовить доказательства и точный перечень. Решение оформляется письменно: кто, когда и на каком основании его принял, а товар до его получения остаётся отделённым.

Подготовка заранее

Этот порядок пишется не в день отключения, а заранее:

• список телефонов: кто, когда и кому звонит;
• листок «при отключении электричества» на одну страницу, снаружи камеры;
• журнал термометра и ответственный за его заполнение;
• схема камеры: ускоряет составление перечня;
• порядок использования резервного источника питания.

Самые частые ошибки: работать без журнала, снова и снова открывать дверь, отгружать товар «по внешнему виду», оставлять решение на кладовщике.

Вывод

Порядок действий при отключении электричества состоит из трёх частей: запись времени и показаний, отделение и учёт товара, передача решения ответственному специалисту. MahsulotUz при пересчёте записывает товар камеры отдельной строкой с партией и сроком и готовит основу для расхождений и списания. Решение остаётся за вами, специалистом и вашей комиссией.