Потери из-за сроков: как посчитать ежемесячный показатель

Руководитель спрашивает: «Сколько мы теряем из-за сроков?» Заведующий складом отвечает: «В этом месяце 3,6 миллиона сумов». Много это или мало? Если за месяц продажи выросли вдвое, потери тоже вырастут естественным образом. Одна сумма для сравнения не годится, её нужно смотреть относительно оборота, то есть в процентах. Ниже о том, как посчитать долю потерь из-за сроков как ежемесячный показатель и что из него следует.

Формула и четыре правила

Доля потерь = сумма потерь из-за сроков ÷ оборот за тот же период × 100.

Чтобы расчёт был надёжным, соблюдайте четыре правила:

1. Обе суммы берутся по одной цене: обе по себестоимости или обе по цене продажи. Какую цену выбрать и по какой статье отражаются потери, согласуйте с бухгалтером.
2. В потери входит только причина «срок» (в кодах причин «срок истёк»). Повреждение и брак считаются отдельными показателями.
3. Период — календарный месяц, каждый раз по одним и тем же дням.
4. Сумма потерь берётся из журнала и пересчёта, а не на глаз.

Условный пример. Оборот за месяц по себестоимости 480 миллионов сумов, потери из-за сроков 3,6 миллиона сумов. Доля: 3,6 ÷ 480 = 0,0075, то есть 0,75 процента.

Смотрим по группам товара

Общий процент скрывает проблему. Условная таблица, суммы в миллионах сумов:

• молочная продукция: оборот 120, потери 2,4, доля 2,0 процента;
• хлеб и готовая еда: оборот 120, потери 0,6, доля 0,5 процента;
• сухой товар: оборот 240, потери 0,6, доля 0,25 процента.

Итого: оборот 480, потери 3,6, доля 0,75 процента. Общая цифра выглядит «неплохо», но у молочной продукции доля 2,0 процента, то есть примерно в 2,7 раза выше общей. Молочка даёт лишь четверть оборота, а на неё приходятся две трети потерь. Отсюда и начинается решение: сначала смотрим правила приёмки, FEFO и светофор для молочной продукции, а сухой товар не трогаем.

Как поставить цель

Цель выводите не из чужих цифр и не из «среднерыночных», а из вашего собственного результата за последние 3-6 месяцев. Для каждой группы ставьте свою цель и снижайте её ступенями. Например, у молочки с 2,0 процента до 1,5 процента.

Переведите проценты в деньги, тогда цель станет понятной. Условный расчёт: если оборот молочной продукции 120 миллионов сумов, снижение доли на 0,5 пункта означает 120 000 000 × 0,005 = 600 000 сумов. То есть за месяц потери уменьшаются на эту сумму. Её легко сравнить с рабочим временем, потраченным на более строгую приёмку и ведение светофора. Привяжите цель к конкретным действиям: минимальный остаточный срок на приёмке, границы покупателей, расчёт, успеет ли партия продаться, правила скидок на товар с близким сроком. Сам показатель ничего не меняет, меняют действия.

Где цифра может обмануть

• Если оборот упал, процент вырастет даже при неизменных потерях. Поэтому смотрите и сумму.
• Если списание просроченного товара задерживается, потери переходят на следующий месяц, а предыдущий выглядит «хорошо». Заранее решите, по какой дате потери относить к месяцу, например по дате окончания срока.
• Сезонные колебания. Летом или перед праздником доля может измениться, поэтому сравнивайте не только месяц с месяцем, но и по возможности с тем же месяцем прошлого года.
• Если есть филиалы, показатель считается для каждого склада отдельно, иначе хорошо работающий склад скрывает слабый.
• Без пересчёта остаток в учёте не фактический. Просроченный товар не находят, показатель получается красивым, но неверным.

Типичные ошибки

• Смотреть только общий процент и не видеть группы.
• Считать потери по себестоимости, а оборот по цене продажи.
• Каждый месяц добавлять новые коды причин.
• Посчитать показатель и не обсудить его.
• Записывать просроченный товар не в день обнаружения, а суммой в конце месяца: дата и сумма становятся неточными.

Вывод

Доля потерь из-за сроков — простое деление, но для верного результата нужны одинаковая цена, код причины, календарный месяц и разбивка по группам. MahsulotUz при пересчёте группирует просроченный, повреждённый и возвращённый товар по причине и сумме и сверяет учётный остаток с фактическим. Когда показатель опирается на надёжный остаток, он отражает реальное положение дел.