Коды причин списания: срок, повреждение, возврат, брак

В конце месяца бухгалтер приносит список: списано товара на 3 600 000 сумов. По какой причине? Из-за срока, повреждения, возврата? Никто точно не знает, потому что в каждой записи стоит только «списано». Потери без причины невозможно анализировать, а непроанализированные потери повторяются. Решение простое: короткий список из четырёх-пяти кодов причин. Ниже о том, как его составить и как использовать в ежемесячном отчёте.

Зачем нужны коды

Свободный комментарий («испорчено», «негодно», «выбросили», «просрочено») у каждого сотрудника пишется по-своему, и посчитать такие записи нельзя. Код ограничивает выбор: сотрудник отмечает один пункт из списка. Благодаря этому можно считать потери по причинам, назначать ответственного за каждую причину и сравнивать месяц с месяцем.

Условный пример. За месяц набралось 40 записей. В свободном тексте они сформулированы десятком разных способов: в одной «негодно», в другой «выбросили», в третьей «залежалось». Бухгалтер каждый раз спрашивает: это срок или повреждение? С кодами в каждой записи стоит один из пяти знаков, и таблицу можно сосчитать за несколько минут.

Четыре-пять кодов

Исходный список, который стоит подстроить под свой склад:

• М — срок истёк: товар, у которого закончился срок годности.
• П — повреждение: упаковка или товар пострадали при разгрузке, хранении или погрузке.
• В — возврат: товар вернулся от покупателя и не подлежит повторной продаже.
• Б — брак: товар пришёл от поставщика с низким качеством, дефект связан с партией.
• Д — другое: только с обязательным пояснением.

Кодов должно быть немного. Если их десять, сотрудник не выбирает и чаще всего нажимает «другое». Растущая доля «другого» подсказывает, что нужен новый код. К каждому коду добавьте одну фразу пояснения и пример пограничного случая: например, помятая коробка записывается как П, даже если срок у неё близкий. Если у товара несколько причин, берут ту, из-за которой он первым стал непригодным.

Что входит в запись

В каждой записи: дата, товар, партия, срок, количество, сумма, код, краткое пояснение и имя того, кто выявил. По какой цене указывать сумму, по себестоимости или по цене продажи, согласуйте с бухгалтером, но на протяжении всего года цена должна быть одной и той же. Код ставит кладовщик, заведующий подтверждает.

Коды нужны для внутреннего анализа. Они не заменяют официальный документ: порядок оформления списания и его налоговые и бухгалтерские последствия согласуйте с бухгалтером.

Как это выглядит в ежемесячном отчёте

В конце месяца таблица простая: код, число позиций, сумма, доля.

Условный пример. За месяц списано всего на 3 600 000 сумов: по М — 1 800 000 сумов (50 процентов), по П — 900 000 (25 процентов), по В — 540 000 (15 процентов), по Б — 360 000 (10 процентов). Самая большая доля приходится на срок, значит, сначала смотрим на минимальный остаточный срок при приёмке, FEFO и светофор сроков. Повреждения на втором месте: проверяем порядок размещения и погрузки. По браку для разговора с поставщиком уже есть цифра с партией и датой.

Закрепите каждый код за одним ответственным:

• М: заведующий складом и отдел закупок;
• П: кладовщик и водитель;
• В: отдел продаж;
• Б: отдел закупок.

В следующем месяце заполните такую же таблицу и сравните. Условный пример: сумма по М снизилась с 1 800 000 до 1 200 000 сумов, а по П не изменилась. Значит, настройка приёмки и FEFO дала результат, а размещение ещё ждёт внимания. Без кодов этот вывод сделать нельзя.

Типичные ошибки

• Ставить код в конце месяца по памяти. Код проставляется в день списания.
• Слишком длинный список кодов.
• Не указывать сумму: сравнение только по штукам приводит к неверным выводам.
• Писать «другое» без пояснения.
• Оставлять коды только бухгалтеру. Если код ставят на складе, там, где выявили потерю, анализ получается надёжнее.

Вывод

Если кодов мало, они понятны и ставятся в день списания, ежемесячный отчёт показывает, из-за чего и где возникают потери. MahsulotUz при пересчёте группирует просроченный, повреждённый и возвращённый товар по причине и сумме. Так для оформления списания остаётся готовая основа, а решение принимаете вы или ваша комиссия.