Претензия поставщику по качеству: фото, партия и акт

При вскрытии принятого паллета у нескольких коробок оказалась порванная упаковка, а у другой партии срок намного короче, чем указано на этикетке. Заведующий звонит поставщику, а тот отвечает: «Пришлите документ и фото». И тут выясняется, что номер партии не записан, фотографий нет, а дата обнаружения неточна. Ниже о том, что нужно для претензии поставщику по качеству. Юридические вопросы, оплата и компенсация зависят от договора: согласуйте их с юристом и бухгалтером.

Что такое претензия и когда она возникает

Претензия оформляется в двух случаях: когда дефект выявлен на приёмке или когда он найден позже, при хранении. Первый случай проще: товар ещё в машине, документ не подписан, дефект виден всем. Второй сложнее, потому что поставщик может ответить «условия хранения ваши». Поэтому во втором случае доказательства особенно важны.

Под «браком» здесь понимается дефект по вине поставщика: дефект упаковки, недостача количества, несоответствие срока этикетке. Повреждение на вашем складе или ошибка хранения к этой категории не относятся.

Набор доказательств

Перед обращением собирают:

• номер партии и срок (прочитаны с этикетки и записаны);
• номер и дату накладной, название поставщика;
• количество с дефектом (штуки или кг) и общее количество в партии;
• дату и место обнаружения, сотрудника, который обнаружил;
• фото в три кадра: общий вид, этикетка, сам дефект;
• для товара холодовой цепи — запись температуры при приёмке из машины;
• образец дефектного товара: хранится в отделённом месте и не уничтожается.

Фотографировать достаточно на телефон. Не переименовывайте файлы и сохраняйте оригиналы: дата и время остаются в самом файле. Образец тоже нужен не зря: представитель поставщика может попросить посмотреть товар лично, а без образца разговор опирается только на слова.

Списание или уничтожение товара, возможно, придётся отложить до ответа на претензию. Порядок согласуйте с юристом или бухгалтером и поставщиком.

Сроки и порядок

Срок предъявления претензии указывается в договоре: «в течение ... дней после приёмки». О нём должны знать заведующий складом и отдел закупок заранее. Если срок пропущен, претензия часто теряет смысл. Если в договоре срок прописан неясно, уточните у юриста. На дефект, найденный при приёмке, составляется акт приёмки, а порядок его подписания зависит от договора.

Условный пример. В договоре указано предъявлять претензию в течение 5 дней после приёмки. Товар принят в понедельник, а дефект найден в среду при пересчёте. Значит, на обращение остаётся ещё 3 дня (как считать дни, проверьте по договору). Ждать не стоит: лучше писать в день обнаружения.

Как построить письменное сообщение

Устные слова не оставляют следа. Письменное сообщение должно быть кратким и точным:

1. Кто пишет и по какому договору или накладной.
2. Какой товар, партия и срок.
3. Что обнаружено и когда.
4. Количество с дефектом.
5. Приложения: фото, акт, копия накладной.
6. Что вы просите (замену, возврат, снижение цены) и к какой дате ждёте ответ.

Без эмоций, только факты. Условный образец:

«Из принятых по договору 48 штук катыка (партия Q-114) у 14 штук порвана упаковка. Фото и акт прилагаем. Просим заменить товар, ответа ждём до пятницы.»

Контроль ответа

Ведите простой журнал претензий: дата, поставщик, партия, сумма, статус, срок ответа. Раз в неделю просматривайте его и отправляйте напоминание по тем, на которые нет ответа. Если за неделю ответа нет, отправьте второе сообщение вместе с отделом закупок и храните всю переписку в одной папке: её даты потом станут главным доказательством. Условный пример: из 30 поставок претензии по 4, то есть около 13 процентов (4 ÷ 30). Если у одного поставщика эта доля заметно выше, чем у других, это основание пересмотреть цену и условия.

Вывод

Сила претензии по качеству в доказательствах, сроке и письменном сообщении. Когда партия, фото, накладная и дата обнаружения лежат в одном месте, разговор с поставщиком идёт быстрее. MahsulotUz при пересчёте группирует просроченный и дефектный товар по партии, количеству и сумме, и это облегчает подготовку данных для претензии.