Быстрый и медленный товар: как часто считать

На одних складах весь товар пересчитывают каждый месяц, и сотрудники устают. На других считают раз в год, а потери из-за сроков за год тихо накапливаются. Ошибка у обоих подходов одна: для всего товара задана одинаковая частота. Молочная продукция оборачивается за неделю и теряет срок за две, а сухие консервы лежат месяцами. Ниже о том, как составить график частоты пересчёта по обороту и сроку.

Две оси: оборот и срок

Каждый товар оценивается двумя вопросами. Первый: насколько быстро он продаётся, то есть на сколько дней хватает остатка на складе. Второй: насколько короткий у него общий срок хранения. Первый вопрос показывает, как часто нужно считать, второй — сколько стоит ошибка: у товара с коротким сроком месяц без пересчёта может обернуться потерей всей партии.

Условный расчёт. В месяц продаётся 600 штук, то есть 20 штук в день. На складе лежит 150 штук: 150 ÷ 20 = 7,5 дня запаса. Если общий срок 14 дней, запас занимает половину срока, и его нужно просматривать минимум раз в неделю. Если на складе лежит 600 штук, запас будет на 30 дней, то есть вдвое дольше срока: перед пересчётом это повод пересмотреть объём закупки.

Четыре группы

Объединив обе оси, получаем четыре группы. Каждой из них назначается своя частота пересчёта (цифры условные, подстройте под свой склад):

• оборот быстрый, срок короткий (молоко, хлеб): 1–2 раза в неделю, быстрый пересчёт;
• оборот быстрый, срок длинный (сахар, масло): раз в две недели;
• оборот медленный, срок короткий (малопродаваемый сыр или готовые блюда): самая опасная группа, раз в неделю, потому что товар может не продаться и потерять срок;
• оборот медленный, срок длинный (консервы, крупы): раз в месяц или в квартал.

Третья группа чаще всего остаётся без внимания. Быстро оборачивающийся товар виден сам по себе, а медленный с коротким сроком тихо ждёт в углу полки.

Как составить график

Условный пример. На складе 400 позиций. Первая группа 60 позиций (раз в неделю), вторая 100 (раз в две недели, то есть за 10 рабочих дней), третья 40 (раз в неделю), четвёртая 200 (раз в месяц, то есть за 20 рабочих дней). Дневная нагрузка:

1. Первая группа: 60 ÷ 5 = 12 позиций.
2. Вторая группа: 100 ÷ 10 = 10 позиций.
3. Третья группа: 40 ÷ 5 = 8 позиций.
4. Четвёртая группа: 200 ÷ 20 = 10 позиций.

Всего в день 12 + 10 + 8 + 10 = 40 позиций. Такой объём один сотрудник может посчитать за часть смены; точное время измерьте сами в первую неделю. Каждое утро формируется список «сегодняшний пересчёт»: из программы или из таблицы Excel. Если список составлен по зонам, сотрудник не бегает по складу лишний раз.

Кто что делает

Роли распределите заранее:

• кладовщик считает позиции из списка и записывает их с партией и сроком;
• второй сотрудник перепроверяет строки с близким сроком и те, где вышла разница;
• заведующий складом смотрит разницу и кратко докладывает на еженедельной планёрке.

Посчитавший сотрудник ставит в списке подпись и дату и передаёт заведующему разницу. Подпись нужна не для наказания, а чтобы знать, у кого спросить при разнице.

Типичные ошибки: список составлен, но его никто не открывает; считаются только «удобные» зоны; при разнице причину не ищут, а цифру просто правят в программе.

Меняем частоту по результатам

График не высечен в камне. Если в группе три месяца подряд разницы нет, частоту можно немного снизить. Наоборот, в группе, где разница есть всегда, пересчёт нужно ускорить и искать причину. На квартальном разборе положите рядом количество и сумму разницы по каждой группе. Условный пример: за три месяца в третьей группе из 40 позиций разница нашлась у 9 (22,5 процента), в четвёртой из 200 позиций — у 2 (1 процент). Значит, в третьей группе частоту стоит сохранить или повысить, а в четвёртой можно перейти на пересчёт реже раза в месяц.

Важное замечание: такой цикличный пересчёт не заменяет полную инвентаризацию. Когда и как проводить полную инвентаризацию в отчётности, согласуйте с бухгалтером.

Вывод

Частота пересчёта зависит от оборота и срока: быстрый и короткий товар считают часто, медленный и долгий редко, а группе «медленный и короткий» уделяют особое внимание. Распределите нагрузку по дням и обновляйте график по результатам. MahsulotUz помогает составить такой график и провести первые пересчёты: позиции записываются с партией и сроком, а итог сверяется с остатком в 1С или Excel.