Подготовка склада продуктов к пересчёту: 12 шагов

В день пересчёта с утра выясняется: товар, пришедший вчера вечером, не проведён по документам, партии с близким сроком стоят в глубине полки, у весов сел аккумулятор, а двоих из команды не хватает. Большая часть результата пересчёта определяется ещё до его начала. Ниже 12 шагов подготовки, которые на складе продуктов начинают примерно за неделю.

12 шагов коротко

1. Руководитель утверждает дату пересчёта, порядок зон и ответственного.
2. Составляется список команды и пар, назначается запасной сотрудник.
3. Поставщикам и покупателям сообщают часы пересчёта, согласуют график приёмки и отгрузки.
4. В программе закрываются приходные и расходные документы, определяется «время среза».
5. Возвраты, повреждённый и просроченный товар отделяются в отдельную зону и вносятся в журнал.
6. Составляется список товара с близким сроком, и на полках он отмечается.
7. Зоны, стеллажи и паллеты нумеруются, этикетки мест обновляются.
8. Смешанные партии разделяются, вскрытые коробки закрываются или помечаются.
9. Проверяются весы, планшет, фонарь и запасные инструменты.
10. Печатаются листы пересчёта: место, товар, партия, срок, количество и два имени.
11. Для команды проводится краткий инструктаж, в холодной камере делается «сухой прогон».
12. Утром в день пересчёта последняя проверка: двери, время среза, новый товар не заносится в считаемую зону.

Шаги удобно распределить по дням. Условный план:

• за 7-6 дней: шаги 1-3, то есть дата, команда и уведомления;
• за 5-4 дня: шаги 4-6, то есть документы, изоляция и товар с близким сроком;
• за 3-2 дня: шаги 7-10, то есть нумерация, смешанные партии, инструменты и листы;
• за 1 день: шаг 11, то есть инструктаж и сухой прогон;
• утром в день пересчёта: шаг 12.

Документы и время среза

Больше всего споров возникает из-за того, что товар двигается прямо во время пересчёта. Поэтому назначают время среза: до этого часа все документы проведены в программе, а любое движение после него записывается на отдельный лист.

Условный пример. Пересчёт начинается в субботу в 07:00, время среза — пятница, 18:00. До этого вносятся последние накладные. 14 коробок молока, пришедшие после 18:00 в пятницу, в считаемую зону не ставятся: они стоят в отдельном месте у входа и записываются на лист «приход после пересчёта». В понедельник их проведут в программе, а итог пересчёта не искажается.

Товар с близким сроком и разметка

Выгрузите из программы или таблицы список товара с близким сроком. Условный пример: на складе 600 позиций, у 42 из них до конца срока осталось меньше 7 дней. Эти 42 позиции отмечаются на полке цветным стикером, а при пересчёте проверяются второй раз. Просроченный товар уносят в зону изоляции, иначе он сольётся с обычным остатком.

Нумерация зон и мест тоже часть подготовки. Полка без этикетки рождает в листе вопрос «где это?». Номер места в листе должен совпадать с этикеткой на полке. Смешанные партии тоже лучше разделить до пересчёта: если в одном месте стоят две партии, их переносят на разные места или хотя бы указывают обе на этикетке, чтобы при пересчёте не перепутать сроки.

Команда и инструменты

Для каждой зоны назначается пара: один считает, второй записывает, затем роли меняются. Команде проводят короткий инструктаж на 10-15 минут: как заполнять лист, как отметить товар с нечитаемым сроком, кому показывать сомнительную строку. По входу в холодные зоны, одежде и температурному режиму действуйте по внутренним правилам и указаниям специалиста по охране труда.

Список инструментов: распечатанные листы, карандаш или маркер, запасной карандаш, весы, рабочий фонарь, заряд для планшета или телефона, стикеры, этикетки. Весы проверьте один раз до пересчёта. Если есть хотя бы одни запасные весы и два запасных карандаша, работа не остановится ни на минуту.

Типичные ошибки

• Начинать без времени среза: во время пересчёта товар приходит и уходит.
• Заранее не отделить товар с близким сроком.
• Не пронумеровать места и не обновить этикетки.
• Пытаться сделать всё утром в день пересчёта.
• Выдать листы без инструктажа.

Вывод

Пересчёт на складе продуктов начинается с подготовки: команда и график, время среза, отделённый товар с близким сроком, пронумерованные места и инструменты. MahsulotUz перед пересчётом знакомится со складом, составляет план по зонам и сменам и помогает подготовить этикетки полок с партией и сроком.