Когда считать продуктовый склад: выбор дня и часа

День пересчёта часто откладывают до того, когда «освободится заведующий». В итоге пересчёт попадает на время прихода машин, отдел продаж просит товар, сотрудники не успевают делать два дела сразу, а учёт во время пересчёта меняется. Правильный выбор дня решает половину качества пересчёта. Ниже о том, как выбрать день и час пересчёта на складе продуктов.

Что нужно учесть

Прежде чем смотреть в календарь, выясните пять вещей:

• график приёмки: в какие дни и часы приходят машины;
• часы отгрузки: когда выезжают экспедиторы, когда сборка идёт плотнее всего;
• товар с близким сроком: нужно ли принять по нему решение до пересчёта;
• загрузка сотрудников: отпуска, болезни, новые люди;
• даты отчётности: когда бухгалтерия закрывает месяц или квартал.

Выпишите этот список на одном листе на неделю. Обычно видны два-три удобных «окна»: например, вечер понедельника, когда приёмка закончилась, или утро вторника до прихода машин.

Отдел продаж и отдел закупок предупредите минимум за три дня. Им нужно знать две вещи: какая зона в какие часы закрыта и какие правила приёма заказов действуют во время пересчёта. Сотрудникам тоже заранее сообщается, кто в какой зоне и в какие часы работает.

Три варианта и их цена

Ночь. Движения почти нет, срез точный. Но сотрудники устают, появляются вопросы освещения и безопасности, вероятность ошибки выше. Порядок доплаты за вечернюю работу согласуйте с бухгалтером.

Выходной. Торговля остановлена, склад пуст. Но работа сотрудников в выходной день влечёт вопросы трудового порядка и оплаты, их нужно уточнять у бухгалтера или юриста. С отделом продаж нужно заранее договориться: и в этот день может прийти заказ.

В рабочее время по зонам. Склад не останавливается, пересчёт идёт по зонам. Сложность в том, что движение продолжается. Для каждой зоны нужно назначить точное время и в этот момент либо остановить приход и расход, либо записывать их отдельно.

Для выбора есть простой вопрос: какой вариант сильнее всего уменьшает движение товара во время пересчёта и меньше всего перегружает сотрудников? Лучший вариант зависит от склада. В холодной зоне днём возможна и короткая смена, а на сухом складе удобнее вечер или выходной.

Момент среза

Какое бы время вы ни выбрали, одно правило не меняется: каждое движение после начала пересчёта записывается отдельно, а в документе указывается время. Иначе остаток в программе и итог пересчёта будут относиться к разному времени.

Условный пример. Пересчёт зоны начался в 09:00, в программе на этот момент остаток 500 штук. Пока шёл пересчёт, из зоны ушло 60 штук и пришло 20. В программе в 11:30 остаток 500 − 60 + 20 = 460. Если сравнить результат пересчёта (состояние на 09:00) с 460, получится ложный «излишек» в 40 штук (60 − 20 = 40). Правильно: вернуть остаток в программе на состояние 09:00 или добавить к результату пересчёта последующее движение и сравнивать так.

К переносу дня пересчёта тоже нужно быть готовым. Если накануне пришёл крупный груз и паллеты ещё не размещены или машина поставщика задержалась и день сдвинулся, пересчёт лучше не начинать. Пересчёт, проведённый с непринятым или не поставленным на место товаром, потом приводит к повторному пересчёту.

Условный план на четыре дня

План ниже только пример. Подстройте её под свой график:

1. Понедельник, 20:00–23:00: пересчёт сухого склада, приёмка закончена, отгрузки нет.
2. Вторник, 06:00–08:00: охлаждаемая камера, до прихода машин; строки с близким сроком проверяются второй раз.
3. Среда, 14:00–16:00: холодная камера, короткие смены, работа парами, дверь открывается редко.
4. Четверг: повторная проверка разницы, сверка с программой и подготовка отчёта.

Для каждой зоны записывается час начала и конца пересчёта, и об этом заранее сообщается всем.

Вывод

При выборе дня пересчёта важны три вещи: знать график приёмки и отгрузки, сравнить цену ночной, выходной и дневной работы по зонам, а также строго записывать момент среза. По порядку входа в холодную камеру следуйте вашим внутренним правилам. MahsulotUz уточняет часы приёмки и отгрузки, считает зоны по очереди и отдельно учитывает движение после начала пересчёта, поэтому склад не останавливается без нужды.