Просроченный товар на складе: как изолировать и не продать по ошибке

Просроченный товар часто лежит в дальнем углу склада, в коробке с надписью «разберём потом» или на нижней полке. В учёте же он по-прежнему числится остатком. Это создаёт два риска: товар могут отгрузить по ошибке, а результаты пересчёта искажаются. Самое простое решение: просроченный или заведомо истекающий товар отделяют от основного запаса в тот же день, когда нашли. Ниже о том, как это сделать.

Почему отделять нужно сразу

Если просроченный товар остаётся на полке, происходят три вещи:

• сборщик может взять его вместе с другой партией и отправить покупателю;
• при пересчёте он попадает в основной остаток и искажает представление о реальном запасе;
• в учёте он по-прежнему выглядит как «товар для продажи», и отдел продаж на него рассчитывает.

Изоляция сразу снимает все три риска.

Порядок изоляции

1. Обнаружение. При недельной проверке сроков или при пересчёте вы находите просроченный, испорченный или повреждённый товар.
2. Маркировка. На товар клеится этикетка «не для продажи»: красная этикетка заметна быстрее.
3. Перемещение. Товар переносится из основной зоны в отдельное обозначенное место. Оно должно быть вдали от зон сборки, но не скрыто от глаз: заведующий должен его видеть.
4. Запись. В журнал вносятся название товара, партия, срок, количество, дата обнаружения и имя нашедшего.
5. В программе. Товар переводится в статус «негодный» или на отдельный склад, чтобы не попадать в лист подбора. Как это сделать, зависит от вашей программы, спросите специалиста по 1С.

Условный пример. На вторничной проверке найдено три партии: катык, 14 коробок, срок истёк вчера; хлеб, 40 штук, срок истекает сегодня; сок, 6 коробок, упаковка помята. Все три сразу переместили в зону изоляции с красной этикеткой и записали в журнал. Если бы они остались на полке, вечером была бы реальная вероятность попасть в лист отгрузки.

Что записывать в журнал

Журнал изолированного товара может быть отдельным листом или таблицей Excel. Достаточно колонок: дата, товар, партия, срок, количество, причина (просрочен, повреждён, возврат), цена за единицу, сумма и кто нашёл. Колонка суммы важна: она показывает объём потерь в цифрах и становится основой для следующих решений.

Условный расчёт (цены условные). Три партии из примера выше: катык 14 коробок × 36 000 сум = 504 000 сум, хлеб 40 штук × 3 000 сум = 120 000 сум, сок 6 коробок × 48 000 сум = 288 000 сум. Всего 912 000 сум. Если вести такой журнал в течение недели, то в конце месяца видно, какой товар дал больше всего потерь. Без журнала эти цифры в конце месяца уже не вспомнить.

Кто принимает решение

Изоляция делается немедленно, а дальнейшее решение — другой вопрос. О списании, возврате или другом пути обычно решает руководитель или ваша комиссия. Порядок оформления списания заранее согласуйте с бухгалтером: он зависит от учётной политики конкретного предприятия. Санитарные, ветеринарные требования и порядок утилизации зависят от вида продукции, их нужно уточнять в профильных ведомствах или у специалиста.

Задача кладовщика — изолировать и записать товар, а не принимать решение самому. Когда эта граница ясна, споров становится меньше.

Типичные ошибки

• Оставить товар «на потом» за стеллажом.
• Не записать изолированный товар: потом неизвестны ни количество, ни причина.
• При пересчёте записать просроченный товар как «недостачу». Недостача — это когда товара нет, а просрочка — когда товар есть, но продать его нельзя.
• Оставить зону изоляции на маршруте сборки: товар всё ещё могут взять по ошибке.
• Смешать с изоляцией товар, у которого срок близок, но ещё не истёк. У него другая задача: продать или вернуть.

Вывод

Изоляция просроченного товара — простой процесс из пяти шагов: найти, пометить, переместить, записать и изменить статус в программе. Решение же принимает руководитель или комиссия. MahsulotUz при пересчёте группирует просроченный, повреждённый и возвращённый товар по причине и сумме. Так готовится основа для оформления списания, а решение принимаете вы или ваша комиссия.