Количество сходится, сроки нет: сверка по партиям

Пересчёт закончен, общее число совпало с программой: 120 катыков, 120 катыков. Все довольны, но разговор не окончен. Совпадение общего количества не значит, что совпали партии. Если в программе стоит много партий с близким сроком, а на полке на самом деле лежит свежая партия, ответ «число сошлось» становится для склада опасной иллюзией. Ниже о том, как проводить сверку по партиям и что делать, если найдена разница.

Почему общее число обманывает

Условный пример. В программе две партии катыка: 40 штук со сроком 3 дня и 80 штук со сроком 9 дней, всего 120. При пересчёте на полке оказалось 20 штук из партии на 3 дня и 100 штук из партии на 9 дней, снова 120. Общий остаток совпал. Но программа считает, что партии на 3 дня осталось 40 штук, а на деле их 20. Зато партии на 9 дней на 20 штук больше, чем в программе, и эти штуки там не видны. В итоге партия, которую по списку надо отгружать первой, не набирается, либо сборщик берёт не ту партию.

В обычном пересчёте такая разница вообще незаметна. Поэтому для товара со сроком результат всегда сверяют в разрезе партий.

Типичные причины

Разница по партиям чаще всего возникает в нескольких привычных местах:

• в расходном документе программа автоматически выбирает самую старую партию, а при отгрузке берут другую;
• на приёмке номер партии не записан или записан вместе с другой партией;
• возврат из магазина вернули не в ту партию;
• на одном паллете стояли две партии, и сборщик их не различил;
• срок вводили вручную и перепутали формат даты (день и месяц поменялись местами).

Обычно в одной партии излишек, а в другой недостача, и они прикрывают друг друга. Поэтому итоговая разница может быть равна нулю.

Порядок сверки

1. Выгрузите из программы остаток в разрезе партий: товар, партия, срок, количество.
2. Занесите результат пересчёта в таблицу с такими же колонками.
3. Положите две таблицы рядом и посчитайте разницу по каждой партии: факт минус программа.
4. Отсортируйте разницу и найдите пары: если в одной партии +20, а в другой −20, это, скорее всего, взаимная путаница.
5. И только затем смотрите общую разницу: она часто близка к нулю, а главная информация лежит в строках партий.

Условные строки таблицы: «Катык, Q-114, 3 дня: программа 40, факт 20, разница −20» и «Катык, Q-120, 9 дней: программа 80, факт 100, разница +20». Обе разницы гасят друг друга, но обе ждут исправления.

Удобнее всего начинать с товара, у которого срок ближе. Путаница в партии с длинным сроком менее опасна, а при близком сроке на счету каждая штука.

Что делать, если разница найдена

Первый шаг: не исправлять, а искать причину. Просмотрите расходные документы и возвраты за последние две недели по этим партиям: какая партия отгружена, кто собирал, с какого паллета. Чаще всего ответ находится за 15–20 минут. Когда причина ясна, внесите в программе корректировку по партиям в порядке, согласованном с бухгалтером. В документе корректировки напишите конкретный комментарий: «20 штук из Q-114 переведены в Q-120, в расходе выбрана не та партия».

Если причину найти не удалось, всё равно оставьте разницу по партиям, не закрывайте её словами «общее число совпало». Открытая разница проявится при следующем пересчёте, и закономерность (какая смена, какая зона, какой покупатель) выявится сама.

Как реже путать партии

Когда причина найдена, её надо закрыть, иначе разница вернётся в следующем месяце. Обычно помогают три вещи:

• номер партии в расходе записывается и в лист подбора, и в программу, а результат автоматического выбора проверяется до отгрузки;
• при приёмке возврата номер партии читают с упаковки, а не ставят «примерно ту же партию»;
• на одном паллете или в одной ячейке лежит одна партия, а если место смешанное, на этикетке указаны обе партии.

Условный расчёт: если в месяц путаются 8 партий и в каждой в среднем по 20 катыков стоят «не на своём месте», то всего 8 × 20 = 160 катыков числятся не в той партии. Часть из них дойдёт до конца срока и уйдёт в списание. Мелкие ошибки складываются и к концу месяца дают заметную сумму.

Вывод

Совпадение общего числа — половина пересчёта. Для товара со сроком вторая половина — сверка партии, срока и количества вместе. Ищите пары расхождений, причину находите в документах, а корректировку вносите с комментарием. MahsulotUz сопоставляет результат пересчёта с остатком в 1С или Excel и показывает разницу в разрезе товара, партии и срока, поэтому путаница, спрятанная за общим числом, становится видна.